Mängel im Übergabeprotokoll richtig beschreiben
Ein Übergabeprotokoll hilft nur, wenn ein Dritter Monate später versteht, was gemeint war. Dafür braucht jeder Mangel drei Angaben und zwei Fotos.
Wozu das Protokoll dient
Nach dem Ende des Mietverhältnisses musst du die Wohnung zurückgeben (§ 546 Abs. 1 BGB). Über den Zustand bei der Rückgabe wird häufig gestritten, und das Protokoll hält ihn für beide Seiten fest. Ein Gesetz, das ein Übergabeprotokoll vorschreibt, gibt es nicht. Die Berliner MieterGemeinschaft formuliert es so: Die Erstellung eines Übernahme- oder Abnahmeprotokolls ist vom Gesetzgeber nicht vorgesehen und deshalb auch keine Voraussetzung für die Rückgabe der Wohnung.
Was, wo, wie groß
Jeder Eintrag beantwortet drei Fragen. „Wand beschädigt“ beantwortet keine davon.
| So nicht | Besser |
|---|---|
| Parkett verkratzt | Wohnzimmer, Parkett vor der Balkontür: ein Kratzer, ca. 30 cm lang, bis ins Holz |
| Wand beschädigt | Flur, Wand links neben der Wohnungstür: vier Dübellöcher, nicht verschlossen, in 1,60 m Höhe |
| Bad nicht in Ordnung | Bad, Silikonfuge an der Duschwanne: auf ca. 40 cm schwarz verfärbt |
| Fenster defekt | Schlafzimmer, linker Fensterflügel: lässt sich nicht kippen, Griff dreht durch |
| Küche schmutzig | Küche, Backofen: eingebrannte Rückstände an Boden und Tür, Kochfeld sauber |
| Flecken | Kinderzimmer, Teppichboden unter dem Fenster: dunkler Fleck, ca. 15 × 20 cm |
Schreib auf, was du siehst, und nicht, was daraus folgt. „Muss der Mieter ersetzen“ ist eine Bewertung, über die man später streiten kann. Der Fleck von 15 × 20 cm ist eine Tatsache.
Zwei Fotos pro Mangel
- ein Foto aus der Nähe, auf dem man den Mangel erkennt, am besten mit Zollstock oder Münze als Maßstab
- ein Foto aus zwei bis drei Metern Abstand, auf dem man sieht, wo im Raum die Stelle liegt
Im Übergabeprotokoll von Umzugsplan legst du die Fotos beim jeweiligen Raum ab, im PDF stehen sie direkt unter dem Eintrag. Ein Protokoll fasst bis zu 40 Fotos. Fotografiere bei Tageslicht und schalte bei Kratzern den Blitz aus, er überstrahlt die Stelle.
Räume, Zähler, Schlüssel
Für jeden Raum wählst du „In Ordnung“ oder „Mängel vorhanden“. Vorgegeben sind Flur, Wohnzimmer, Schlafzimmer, Küche, Bad. Dazu kommen nach Bedarf Kinderzimmer, Arbeitszimmer, Gäste-WC, Balkon/Terrasse, Keller, Abstellraum, Dachboden, Garage/Stellplatz, Garten oder eigene Bezeichnungen. Vergiss die Nebenräume nicht: Keller und Dachboden werden oft erst nach der Unterschrift angesehen.
Trage die Zählerstände mit Zählernummer ein (Strom in kWh, Gas in m³, Kaltwasser in m³, Warmwasser in m³, Heizung in Einheiten) und fotografiere jeden Zähler so, dass Nummer und Stand auf einem Bild sind. Bei den Schlüsseln zählt die Stückzahl je Art: Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Keller, Garage. Fehlt ein Schlüssel, gehört auch das ins Protokoll.
Abnutzung ist kein Mangel des Mieters
Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache, die durch den vertragsgemäßen Gebrauch herbeigeführt werden, hat der Mieter nicht zu vertreten (§ 538 BGB). Ob eine Spur noch Gebrauch ist oder schon Schaden, hängt vom Einzelfall ab, und das Protokoll entscheidet darüber nicht. Es hält nur fest, was zu sehen ist. Deshalb lohnt die genaue Beschreibung für beide Seiten.
Einzug: jetzt aufschreiben, was schon da ist
Beim Einzug ist das Protokoll dein Schutz. Alles, was jetzt eingetragen ist, kann dir beim Auszug niemand als neuen Schaden vorhalten. Sieh dir deshalb auch an, was man leicht übersieht: Fensterbänke, Türrahmen, Heizkörper, Silikonfugen, Sockelleisten, Rollläden, die Innenseite von Einbauschränken. Mängel, die du erst in den Tagen danach findest, meldest du dem Vermieter schriftlich und mit Foto nach.
Auszug: das Einzugsprotokoll danebenlegen
Geh beim Auszug Raum für Raum mit dem Einzugsprotokoll durch. Was dort schon stand, trägst du mit dem Hinweis „bei Einzug vorhanden“ ein. Nenne im Auszugsprotokoll deine neue Anschrift, der Vermieter braucht sie für Kaution und Abrechnung.
Unterschreiben, aber nur was stimmt
Beide Seiten unterschreiben, jede bekommt dieselbe Fassung. Du musst kein Protokoll unterschreiben, dessen Inhalt du nicht teilst. Die Berliner MieterGemeinschaft rät von der Unterschrift ab, wenn du nicht voll mit dem Inhalt einverstanden bist, weil sie als Bestätigung von Pflichten zur Mängelbeseitigung verstanden werden kann. Notiere abweichende Sichtweisen im Feld „Vereinbarungen“, zum Beispiel: „Mieter: Kratzer war bei Einzug vorhanden.“
Die Unterschrift auf dem Display ist ein Bild deiner Unterschrift. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist sie nicht: Diese setzt ein qualifiziertes Zertifikat und eine qualifizierte Signaturerstellungseinheit voraus (Art. 3 Nr. 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014). Für das Protokoll schreibt das Gesetz keine Form vor. Wer trotzdem auf Papier unterschreiben möchte, druckt das PDF aus oder nimmt die Vorlage zum Ausdrucken.
Wie lange aufbewahren?
Die Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren in sechs Monaten, beginnend mit dem Zeitpunkt, in dem er die Wohnung zurückerhält (§ 548 Abs. 1 BGB). Bei einer Rückgabe am Sa., 30. Jan. 2027 ist das der Fr., 30. Juli 2027. Heb Protokoll und Fotos länger auf: Die Betriebskostenabrechnung darf noch bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums kommen (§ 556 Abs. 3 BGB), und dafür brauchst du die Zählerstände.
Quellen
- § 546 BGB: Rückgabepflicht des Mieters
- § 538 BGB: Abnutzung der Mietsache durch vertragsgemäßen Gebrauch
- § 548 BGB: Verjährung der Ersatzansprüche
- § 556 BGB: Vereinbarungen über Betriebskosten
- Berliner MieterGemeinschaft: Übergabeprotokoll (gelesen am Mo., 12. Okt. 2026)
- Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS), Art. 3 Nr. 12 und Art. 25
Gesetzestexte und Anbieterseiten zuletzt gelesen am Mo., 12. Okt. 2026. Dieser Artikel ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung.